入社すぐの新卒教育を社内チャットボットで効率化！オリエン後のフォロー役に

年末年始を過ぎると、いよいよ新卒社員の入社時期に向け、受け入れ準備が進められます。4月、新卒社員の受け入れ体制を整えていく上で、教育担当として社内AIチャットボットを設置することで、効率的な新人教育を行う企業が増えています。入社後、新卒社員に対して一通りのオリエンテーションは実施するものの、現場配属後に出てくる質問は同じような内容が多く、その都度、新卒教育担当者や上司が教え直す工数は、社内戦力の貴重な時間をどんどん奪っていきます。

担当者に大きな負荷がかかる新卒社員研修

新卒社員に対する教育内容は実に幅広く、一度にたくさんの新人を教育する必要があり、同時に多くのフォローも求められます。社会人としての常識やビジネスマナーの教育から始まり、組織構成や関係各部署のオリエンテーション、さらに業務の基本的なルールや規定、企業ビジョンや理念の共有など、非常に多岐に渡ります。企業によっては、この時期は「最低限の知識を広く浅く」教える新卒研修期間としており、その後、配属先での専門的な社員教育へと進むこともしばしばです。

多くの場合、新卒研修期間では、人事部の新卒教育担当者が音頭をとり、関係部署と連携しながら、新卒教育を進めていきます。しかしながら、当の教育担当者も他の業務と併行しながらの作業となるため、期間限定ではあるものの、毎年かなりの負荷がかかってくるものです。

"広く浅く"の社内ナレッジ共有にはチャットボットが有効

このような新人研修期間では、多くの新入社員が同じ内容を同時に学ぶため、往々にして同じような質問が多数出てきます。また、一度オリエンテーションでは教えるものの、現場に立って当事者になってみないと覚えられないことも多く、新人は一様に同じ質問を繰り返してきます。例えば、申請書類の在り処や書き方、社内システムの基本的な使い方、担当窓口がどこの部署かなど、このような質問に既存社員がひとつひとつ答えていると、見えないところで膨大なコミュニケーションコストがかかっていることがあります。 仮に新卒社員が50名入社し、研修期間が半年間ある会社の場合、どれくらいの質問対応工数がかかっているかコスト換算したものが以下の通りです。

大量に来る簡単な社内問合せはチャットボットに任せるフローに

非専門的で簡単な決まりきった情報の共有は、AIチャットボットが得意とするところです。 AIチャットボットとは、人工知能を搭載したチャット形式で会話ができるロボットのことで、ブラウザ上やチャットツール上（チャットワーク、LINE WORKS、Microsoft Teamsなど）で動きます。 人工知能とは言うものの、現時点では人間のように臨機応変に対応し、事細かに文脈を読み取って会話をするレベルにまでは達していません。しかしながら、その会話精度はある一定の高いレベルにあり、簡単な質問には充分に答えられる能力を持っています。またロボットですので社内のあらゆる部署のあらゆる社員から来る大量の質問に次々と答えていきます。つまり、任意の範囲内で質問が大量に寄せられる状況下では、チャットボットは大いに活躍してくれます。

社内問い合わせにおける第一対応窓口としてチャットボットを設置し、チャットボットでは答えられなかった特殊な質問や専門性の高い質問、稀な質問などを人に引き継ぐ形で、窓口を2段階構成とすることで、先に示した図のようなコミュニケーションコストの削減を実現することができます。