年末調整の質問対応を社内AIチャットボットに任せるべき理由

あなたが人事担当者であれば、この時期、年末調整対応ほど頭を悩ませることはないでしょう。 各種書類の準備から配布、チェック、データ集計、そして社内のあらゆる部署から全く同じような質問が大量に来ることにもうんざりされているのではないでしょうか。特に年末に近づくにつれ、通常業務以外の業務や予定が続々と迫りくる中、全く無意味とも感じるほどの非効率な社内対応は、もはや担当者個人で解決する問題ではなく、いち企業の浪費コスト問題として考え直すべきです。

そのような年末調整の社内対応に、AIチャットボットを活用することが有効です。大手商社グループの人事部門を担う企業の事例をもとに、どうしてAIチャットボットを年末調整の業務効率化に導入すべきかを紐解いていきます。

また当コラムの最後に、実際に年末調整対応AIチャットボットを無料で体験いただけるよう、デモチャットボットを作りました。ご自由にお試し頂けます。

年末調整要員の新規採用や期間限定の人員配置を考える前にできること

年に一度しかない一時的な業務であるにも関わらず、その作業は膨大です。従来は、やむを得ず深夜残業でなんとか乗り切るということもありましたが、ここ数年の働き方改革の影響もあり、むやみやたらにオフィスに居残ることもできません。年末調整要員として、短期で追加人員を雇用するということも考えられますが、毎年のことを考えれば、同じことを毎年別の追加人員に教えることも非効率です。しかも、人手不足により益々採用コストも上がっていることを考えると、果たして短期の一時人員追加が賢明な判断であると言えるかは微妙なところです。 そこで、この事態のひとつのソリューションとして検討すべきはAIの活用です。例えば、単純作業要員として、追加人員の代わりにRPAを導入することは有力な施策候補です。しかしながら、その導入にかかる金銭的コスト、操作方法を覚えるまでの労力的コスト、さらに管理・運用にかかる様々なコストを考えると、おいそれと導入を決定するのは難しいところです。また、極めて部分的で一時的な単純作業を仮にAIで省くことができたとしても、時期が過ぎれば、どれだけ一生懸命作った業務自動化プログラムでも、来年までは無用の長物となります。

AIチャットボットは年末調整に役立てることはできないか

AIチャットボットなら、ある一定のレベルで年末調整の労力コストを抑えられることが期待できます。とある大手商社グループの人事部門を取りまとめるグループ会社は毎年この時期に、年末調整に関する社内からの質問に専門的に答えるチャットボットを運用しています。チャットボットであれば、金銭的コストがそれほどかからず、さらに短期間で簡単に導入することができます。 現代ではまだ人間のように複雑な業務をこなせるAIをリーズナブルに提供できるベンダーや開発会社はありません。それであれば、年末調整作業のうち、ごく一部の作業をAI（RPA）に任せるよりも、年末調整作業はひとまずまだ人間業務として受け入れ、年末調整に関する膨大な社内問い合わせ対応をAI（チャットボット）に任せるほうが生産的と考えられるでしょう。

年末調整に特化したAIチャットボットを無料で体験

そこで、当コラムをお読み頂いた担当者の方に、実際に自社の年末調整の社内問い合わせにAIチャットボットが使えそうか、体験いただける機会を作りました。以下のAIチャットボットはブラウザ上で体験できるものです。年末調整時に寄せられる”よくある質問”に答えられるように、様々な年末調整QAデータを登録してあります。このデータはサンプルデータであり、企業特有のケースや個別の特殊な質問には対応しておりませんが、担当者の皆さまを最も悩ませる「それさっき答えたよ！」という同じような質問にはすべて応対してくれます。同じことに何度も答えることはAIチャットボットに任せて、年末調整の複雑な作業や社内の取り纏めに集中できる環境を作っていくことができます。