業務効率化の目的とは？導入に向けて役立つアイデアをご紹介

ビジネスにおいて業務効率化は大きなメリットになると言わています。
では、なぜメリットにつながるのでしょうか？具体的な目的とメリットについて解説します。
また、業務効率化に役立つアイデアも取り上げていきます。

業務効率化の目的と手法

業務効率化は何を目的としてどのような方法で実施されるものなのでしょうか？
どのような企業にも共通する基本的な部分を紹介します。

コスト削減や生産性アップが目的

多くの企業が業務効率化を目指すのは、『利益アップを目指すため』です。
業務効率化が進めば、同じ時間でより多くの成果があがるでしょう。
今よりもさまざまなコストを削減しながら、利益を増やせる可能性があります。

ただし、コスト削減にこだわりすぎると、思ったように利益につながらないこともあるでしょう。
コスト削減の側面もありますが、利益を増やすことに焦点を当てると成果が出やすくなります。

業務効率化の結果、残業時間の削減・働きやすさの向上・利益還元といったことができれば、社員の満足度アップにつながることも期待できます。
利益はもちろん、社員の業績アップにつながる可能性もあるでしょう。

現状把握と見える化から着手

無駄を減らして業務効率化を遂行するには、『現状把握』が欠かせません。
今どのように業務を実施しているのかを確認しなければ、どこに無駄があるかがはっきりしないからです。

そのためには、『業務フローの可視化』から取り掛かる必要があります。
仕事の流れを一つ一つ明らかにして、その流れや関連性の中で、時間が掛かりすぎている部分や重複している部分などを洗い出しましょう。

このとき意識すべきなのは、現場の聞き取りをして実態を把握することです。
各プロセスに掛かる時間や、実際の業務の仕方を知ることで、改善が必要なプロセスがはっきりします。
改善点が分からない場合には、専門のコンサルタントに相談するのもよいでしょう。

業務効率化を図るためのアイデア

業務効率化を推進するためには、これまでとは違った方法を採用する必要があります。
具体的に、どのような方法を取り入れると、業務フローを改善できるのでしょうか？アイデアを紹介します。

アウトソーシングを推進

業務に手間が掛かりすぎて、社員が本来の仕事に注力できていないなら、『アウトソーシング』を取り入れるとよいでしょう。
アウトソーシングは業務委託のことです。
切り離し可能な業務の一部を社外の人材に任せる方法で、社員の負担を軽減できます。

給与計算といった定期的に一定の仕事量が発生する、ルーティンの業務を効率化するのに向いているでしょう。
また、カスタマーサポートといった、専門業者に任せた方がコスト削減につながる業務も、アウトソーシングに向いています。

専門システムの導入

作業を標準化して誰が実施しても同じ成果を出せるようにするシステム化も、業務効率化のために役立つ試みです。
システム化を進めるなら、『専門システム』の導入を検討しましょう。

専門システムの中でも、パッケージシステムという既製のシステムなら、コストを抑えながら導入しやすいはずです。
まずは、既製システムの中で、自社の業務フローにマッチし、生かせるものはないか確認しましょう。

業務フローが複雑な場合には、既製システムのカスタマイズや、オーダーメイドのシステムが必要なケースもあるでしょう。
導入コストは高額になりがちですが、その分自社に合ったシステムを導入でき、業務効率化を進めやすくなることが期待できます。

ツールやテクノロジーを活用

ツールやテクノロジーを上手に活用することも、業務効率化につながります。
例えば、コミュニケーションや会議・ミーティングなどに時間を多く取られていると感じるようであれば、社内SNSやチャットツールの導入を検討するとよいかも知れません。

社内SNSやチャットツールを活用すれば、時間や場所に縛られることなく仕事ができるでしょう。
会議やミーティングの時間を最小限にすることや、ツールのやり取りのみで完結させることも可能です。

また、業務そのものにテクノロジーを活用することで、質はそのままに業務効率化を実行できるでしょう。
習熟度による成果の違いも、最小限にできます。

チャットボットとは

業務効率化に役立つツールやテクノロジーに、チャットボットがあります。
企業のWebサイトやSNSに設置したり、社内のシステムと連携させたりすることで、業務の負担を軽くできるでしょう。

自動で対話するのがチャットボット

チャットボットというのは、『自動で会話するロボット』のことです。
ロボットとは言っても、人型や動物型のロボットではなく、自動で会話をするコンピューターのプログラムのことを言います。

あらかじめ記録されたシナリオに沿って、人間らしい会話ができるように作られているのが特徴です。
AIを搭載しており、会話の回数を重ねることで、より精度の高い回答ができるようになるものもあります。

企業のWebサイトやSNSに導入されているチャットボットの場合、会話は文字で行われるものがほとんどです。

顧客対応や検索時間ロスなど改善

お客様窓口としてチャットボットを活用することで、『顧客対応の業務効率化』が可能です
これまで全て有人で対応していた問い合わせも、FAQやシナリオをもとに回答できるようにすれば、チャットボットで対応を完了させられます。

チャットボットでは難しい複雑な問い合わせのみ有人対応に切り替えることで、顧客対応に掛かる時間や手間を削減できるはずです。

また、チャットボットを導入することで、Webサイトの使いやすさを向上させられる可能性もあります。
特に、情報量の多いWebサイトでは、期待している情報になかなかたどり着けないこともあるものです。
チャットボットがあれば、顧客が検索する手間を最小限にできるでしょう。

導入目的を明確化してから選ぼう

業務効率化にチャットボットを活用したいのであれば『導入目的を明確にしてから選ぶ』ことが大切です。
チャットボットと言っても種類がありますし、サービスによって受けられるサポートが違います。
自社に必要な機能やサポートをはっきりさせてから選ぶことで、ぴったりのチャットボットを選べるでしょう。

例えば、単純な問い合わせをチャットボットに任せることで、窓口の業務効率化を図りたいと考えているなら、高機能な人工知能（AI）型ではなくシナリオ型で十分かも知れません。

サポート体制もチェックしましょう。
導入や操作方法のサポートを受けられるか・コンサルがあるか・データチューニングをしてもらえるかなど、自社の状況に合わせて選びます。

まとめ

業務効率化のメリットは、利益を増大させられるという点にあります。
また、残業時間の削減・働きやすさの向上・利益還元などにつながることで、社員のやる気や業績の向上も期待できます。

具体的に進めるためには、まず現状把握と業務効率化をすべきポイントの洗い出しをしましょう。
その上で、アウトソーシング・システム・テクノロジーなどを導入して業務効率化を目指します。

チャットボットも業務効率化に役立つテクノロジーの一つです。
自社にぴったりのサービスを選び、上手に活用しましょう。