業務効率化にRPAツールを導入しよう。効果や検討のポイントを紹介
業務効率化を成功させる仕組みの一つとして、『RPA』が近年注目を集めています。
民間企業だけでなく、自治体でも導入が進んでいる自動化テクノロジーです。
RPAの基礎知識や期待できる効果、導入を検討する際のポイントを解説します。
RPAとは
業務の効率化を促進させるRPAとは、どのようなものなのでしょうか。
似た言葉との違いも知っておきましょう。
ロボットによる業務自動化の取り組みを表す
『RPA』は『Robotic Process Automation』の略であり、「ロボットが業務を自動化すること」と訳せます。
『仮想知的労働者』とも呼ばれる言葉です。
PCやクラウドサーバーなどに組み込まれたRPAにより、業務における簡単かつ機械的な作業の自動処理を実現します。
誰でもできるような大量のホワイトカラー業務をソフトが実行してくれることから、多くの企業に導入され始めているシステムです。
業務効率化だけでなく、近年の深刻な人手不足問題を解消する存在としても注目を集めています。
AIやbotとの違い
RPAと似たイメージを持たれやすい言葉としては、AIやbotが挙げられます。
AIとは人工知能のことであり、経験から学習し新たな入力に対応することで、人間と同じように知的なタスクを実行できる特徴を持っています。
一方、RPAは、設定されたルールに基づいて、忠実に作業を行うだけのシステムです。
内部にAIが組み込まれ、学習機能を備えたRPAもあります。
また、botとは、ネット上で何らかのタスクを自動的に繰り返すプログラムのことです。
メールアドレスを収集したり、ゲーム内で同じ操作を繰り返したりする際に使われます。
RPAツール導入で得られる効果
どのような効果があるのか、以下で確認しましょう。
コストカットや人材不足の解消
RPAツールを導入することで、それまで単純作業に追われていた従業員の手が空き、人件費の削減につながります。
また、人手不足に悩まされている会社にとって、RPAツールは人材の代わりとなりうる存在です。
従業員を雇うより安いコストで、簡単な業務を任せられます。
日本はこの先、少子高齢化に伴う人口減少により人手不足が深刻化すると予想されています。
人材不足の解消は多くの企業にとって大きな課題であり、RPAツールに掛かる期待もますます高まるでしょう。
生産性の向上
企業規模が大きくなるほど、単純業務に掛かる作業量も増えていきます。
人が出せるスピードには限界がある上、一定数のミスが発生するリスクも回避できません。
しかし、RPAツールなら、これらの問題を一気に解消してくれるでしょう。格段に速いスピードで、ミスのない処理を延々と繰り返すことが可能です。
精度の高い作業を短時間で済ませられれば、業務が効率化し、生産性の向上も期待できます。
人間と違い、24時間365日稼動させ続けられることも大きなメリットです。
RPAツール導入における検討ポイント
ツールを選ぶ時の参考にしましょう。
自社のニーズに適しているか
RPAツールにはさまざまな種類があり、対応できる業務の規模やジャンルにより、価格にも差が生まれます。
あらかじめRPAツールに作業させたい業務を特定した上で、対応するツールの機能や価格を確認しましょう。
ツールが発揮できるスピードや導入価格によっては、人を雇い入れた方が業務の効率化につながる可能性もあります。
事業規模が大きくなるほどツールの効果は高まりますが、その分価格も高くなるため、事前にしっかりとバランスを検討することが重要です。
導入や提供の形態
RPAツールの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型は外部サーバーを使用し、ネットワークでつなぐ仕組みですが、既に何らかのクラウドサービスを利用している場合は、クラウド型が向いています。
オンプレミス型は、自社サーバーを設置して作動させるタイプです。
個人情報など機密性の高いデータを取り扱う場合は、オンプレミス型が良いでしょう。
また、提供形態の違いにより、デスクトップ型とサーバー型にも区別されます。
クラウド型とオンプレミス型は、どちらもサーバー型です。
デスクトップ型は、コストを抑えられることや小規模導入できることがメリットです。
一方、複数のパソコンを連動して作動させにくいという欠点もあります。
カスタマイズやサポート
RPAツールは、カスタマイズしやすいタイプと、そうでないタイプがあります。
カスタマイズ性が高いタイプは多くの業務に対応させられますが、専門知識を求められます。
導入のハードルが低いのは、カスタマイズ性の低いタイプです。
特定の分野に高い性能を発揮しますが、融通の利きにくさがデメリットと言えるでしょう。
サポートの充実具合もチェックが必要です。
RPAツールには定期的なメンテナンスが不可欠であり、不具合に対処しやすいタイプならメンテナンスも苦になりません。
運用には専門知識を求められることが多く、海外製のツールも多いため、どこまでサポートしてもらえるのかしっかりと確認しておきましょう。
まとめ
RPAとは、バックオフィス業務の単純作業を自動化できる便利な仕組みです。
時間やコストの削減につながるため、業務効率化のツールとして活用できます。
導入を検討する場合は、自社の業務環境に適したものを選ぶことが重要です。
人手不足の解消にも一役買ってくれるRPAツールを利用し、自社の業績アップを図りましょう。