ビジネスチャットで社内コミュニケーション活性化。効果やツール比較
近年の労働環境とビジネスチャットのマッチング性、ビジネスチャットが旧来のツールよりはるかに便利なことから、ビジネスチャットを導入する企業は増加しています。ビジネスチャットの機能や効果、どのようなツールがあるかを詳しく紹介します。
働く環境に影響されないビジネスチャット
インターネットの普及や新型コロナの影響などもあり、私たちを取り巻く労働環境は業界を問わず劇的に変化しようとしています。
そのような中、新たな企業ツールとして台頭してきているのがビジネスチャットです。ビジネスチャットは働く環境に影響されないという特性上、変化の多い近隣の労働環境で重宝されます。
まずはビジネスチャットとはそもそも何か、なぜ労働環境による影響が少ないのかを解説します。
そもそそもビジネスチャットって何だろう
ビジネスチャットは読んで字の如く、ビジネスマン向けに開発されたチャットツールのことです。
チャットツール自体は昔からありますが、pdfや画像を共有できる、セキュリティに強いものが多い、グループでの情報共有に優れているなど、従来のチャットツールより秀でているものが多い傾向にあります。
ビデオ会議が可能なものや、外部アプリと連携可能なものと、幅広い用途で使えるのも特徴です。そのため導入がしやすく、比較的低コストで利用できるという点からも､導入する企業が増えています。
時間や空間を問わない働き方サポート
なぜ、社内外のコミュニケーションにビジネチャットが利用されているのでしょうか？それは、ビジネスチャットが時間や空間を問わないという点にあります。
例えば海外の取引先と連絡を取る場合、気軽に直接会うというわけにはいかないでしょう。「距離」という弊害が発生します。 また、時差の関係でこちらが業務中でも相手の会社は営業時間外で、なかなか連絡が取れない事態も起こりえます。
ビジネスチャットでの連絡は、「距離」は関係なく、また相手がツールを起動してから確認すれば良いので、時間的な弊害に悩まされることもありません。
このような理由と、国際化の波や押し寄せている社会背景も、ビジネスチャットの導入増加に拍車がかかっている要因でしょう。
ビジネスチャットを導入するメリット
ビジネスチャットは遠方の企業とのコミュニケーションが取りやすいというメリットだけで導入されているわけではありません。同じ建物の企業内などであっても、チャットを導入する企業は増えています。
ビジネスチャットを導入するにあたって、距離や時間といった条件にかかわらずどのようなメリットがあるのかを解説します。
ホウ・レン・ソウのスピードが格段にアップ
ホウ・レン・ソウ——いわゆる報告・連絡・相談のことですが——従来のホウ・レン・ソウはメールで、もしくは直接相手と会って行うことが多かったのではないでしょうか。同じ建物内にいる相手との情報共有であればなおさらです。
ビジネスチャットはPCだけでなく、スマホからも使えるので、相手に直接会うことなく、その場で連絡を取ることが可能です。電話と違って相手が出なくても相手のチャット欄に通知が残るため、2度連絡する必要はありません。
また、メールよりも操作がはるかに簡単です。この2点から、ホウ・レン・ソウのスピードが格段にアップすることに期待が持てます。
ファイルやデータを適切管理 セキュリティ対策も強化
文字以外にも画像やpdfなどのファイルも共有できるビジネスチャットですが、その分セキュリティについて不安に思う方もいるのではないでしょうか。
ですが、ビジネスチャットの中には、セキュリティ対策をしっかり行っているツールも多くあります。例えば、シェア率の高いslackやChatworkでは二段階認証設定が可能であり、乗っ取りや不正を防止することができます。
ファイルやデータの共有先はグループ内もしくは任意で選ぶことができ、暗号化の機能もあります。第三者に閲覧される可能性が低いのも特徴です。
ビジネスチャットのデメリット
ビジネスチャットにはデメリットもあります。ツールによっては先回りしてデメリット対策を施しているものもありますが、以下のようなデメリットの発生には注意し、あらじめ対策を練りましょう。
膨大なやりとりで重要連絡が埋没する懸念
ビジネスチャットは、LINEグループのような仕様のものが多く、人数が多ければそれだけログが流れるのが早くなってしまいます。
やりとりが頻繁に発生している、グループ内の人数があまりに多いと、重要な情報や必要な連絡事項が埋没してしまう可能性もあります。
そのためビジネスで利用するツールを選ぶ場合、検索機能が優秀かどうかも指針の一つとした方がよさそうです。
直接的なコミュニケーションは減少
ビジネスチャットを使うと、相手と会わなくても連絡が取れるようになるので、直接的なやりとりの発生は減少します。同じ建物内で働いていても相手の顔も知らない、ということは頻繁に起こり得るでしょう。
チャットだけだと、相手の感情や機微を読み取ることができないため、誤解発生の原因になってしまったり、直接的なコミュニケーションが取れないことに不安を覚える社員が出てきたりするかもしれません。
ビジネスチャットツールの選び方で注意すべき点
ビジネスチャットには、さまざまな種類のものがあります。機能や仕様、特徴はツールごとに千差万別です。
自社に最適なビジネスツールを選ぶには、どのような点に着目すべきでしょうか。ポイントを紹介します。
自社で必要な機能はあるか
自社で必要な機能を有しているかどうかは着目しましょう。ビデオチャット機能などは、ツールによっては入っていないものもあります。
特にこだわりたいのは、共有できるデータ形式の形式や容量、外部アプリとの連携機能の二つです。 チャットツールごとに、共有できるデータの容量や形式は異なります。普段大きいデータを扱っている企業であれば、チャットツールで共有できるデータの容量を確認しておかないと、いざ使い始めてからデータを共有できない可能性もあります。
外部アプリとの連携も重要です。自社で使っているクラウドと連携しているチャットツールを利用すれば、データの共有やリンクがかなり楽になるでしょう。
その他、自社のコミュニケーションで必要な機能をピックアップし、その機能が導入されているチャットツールを選ぶことが大切です。
コストパフォーマンスは適切か
チャットツールには無料から有料のもまであり、価格帯もさまざまです。
一概に無料がいいというわけではありません。無料の場合、期間限定であったり機能が大幅に制限されていたりする可能性が大きく、利用する社員が十分にパフォーマンスを発揮できない可能性もあります。
一方、高額で多機能なツールを利用しても、使わない機能があればコストの無駄になってしまうでしょう。運用においては予算とパフォーマンスを検討し、適切なツールを選ぶことが重要です。
操作性やアプリの有無
ビジネスチャットを導入すると、コミュニケーションのメインツールとなる場合が多く、そのため操作性は重要です。操作性の悪いツールはパフォーマンスの低下を招くだけではなく、使わない部署やチームが出てきてしまう可能性も懸念されます。
PCだけでなく、スマホで利用できるアプリがあるかどうかにも着目しましょう。スマホで利用できるのであれば、移動中や外出時でも通知を確認できるため、より迅速な情報共有やコミュニケーションにつながります。
主なツール
ここからは、導入実績の多いチャットツールと、その特徴について紹介します。今後のチャットツール導入を検証しているのであれば、参考にしてみてください。
導入企業26万社以上 Chatwork
Chatworkは2020年6月時点で導入企業26万社を超えており、日本でもトップクラスのシェアを持つビジネスチャットです。
Chatworkの良さとしては、直感的な仕様が可能という点でしょう。Chatworkに触ったことがないような初心者であっても、説明書などを読まずにすぐに使いこなせるようになります。
基本的なチャットはもちろん、ファイルの共有やliveチャット機能なども一通り揃っていて、さらには「期限とそれまでにやるべきノルマを決めておける」タスク設定という機能がとても秀逸で、非常にビジネス向きです。
またChatworkの強みとしては、アプリをインストールしていなくてURLでチャットを確認できる、スマホでも閲覧できる、外部アプリと連携が取れるという点も挙げられ、初心者から上級者までが使いやすいツールです。
マイクロソフト系ツールと連携抜群 Microsoft Teams
ExcelやWord、PowerPointなどのMicrosoftツールを導入している企業も多いのではないでしょうか。そういったMicrosoftのツールと非常に相性が良いのが、『Microsoft Teams』です。
Microsoft社の公式ツールであり、高機能とセキュリティを両立させています。もっとも特徴的な点としては、Officeアプリがツール内で使用できるという点でしょう。チームメンバーが共同で、データの閲覧・編集が可能です。
画像共有やビデオ通話などをはじめ、基本的な機能も一通り揃っています。プランによってはOffice 365の機能に含まれていることもあるので、Microsoft系のアプリを頻繁に使っている方には、おすすめのビジネスチャットです。
機能充実 エンジニアに人気 Slack
ユーザー数は世界で1000万人を突破し、日本でも50万人以上が導入している、世界の中でもシェア率の高いビジネスチャットツールです。
テキストチャットや画像の共有、通話機能やチャンネル作成といった一般的な機能は充実しています。さらに、他のアプリと連携してコードの書き込みやデバッグを行ったり、バグの通知や変更リクエストを追跡できるなど、エンジニア向けの機能が豊富なのも、人気の理由でしょう。
検索機能も非常に優秀で、単語検索だけでなく発言者や期間などの条件がつけられるので、埋もれてしまったログも検索がしやすいのが特徴です。
導入企業も多いので、他企業とやりとりをする上でも、Slackは有効に機能するでしょう。
LINEとの連携簡単 LINE WORKS
LINEの兄弟会社であるワークスモバイルジャパン株式会社が提供するチャットツールです。LINEとフレームが非常に似ていて、LINEを使ったことがある人であれば、すぐに使いこなせるようになるでしょう。
基本的なビジネスツールとしての機能は備えているほかに、通知がこない時間帯を設定できるお休みモードや、カレンダー機能やアンケート機能など、社内のビジネスチャットとして使いたい機能が豊富に揃っています。
LINEとの連携も可能です。LINEの利用率が高い企業であれば、LINE WORKSを選ぶのも有効な選択肢でしょう。
一歩進んだAIチャットボットという選択肢も
ビジネスチャットは基本的に人対人を想定していますが、近年ではAIを組み入れることで、自動で返信する『チャットボット』も登場しています。
チャットボットを利用し、さらに円滑なコミュニケーションを図ってみましょう。そのために、ここではチャットボットについて機能や仕組み、おすすめのツールを紹介します。
ビジネスチャットとチャットボットの違い
ここまで紹介してきたように、ビジネスチャットとは基本的に社内外にかかわらず「人同士のコミュニケーションを円滑にするため」のツールです。その機能やUIは、人が使うことを想定しています。
一方、チャットボットは人からの問い合わせに対し、ボット（機械）が自動で返信するものです。例えばショップサイトなどで問い合わせに対する自動対応、配達の日時指定などのガイドなどは、チャットボットで行う企業も増えています。
チャットボットは人件費がかからない、24時間いつでも応対できるというメリットから、カスタマーサポートの現場でよく使われます。しかし、最近は社内業務の一環として、チャットボットを導入する企業も増えているようです。
社内問い合わせが多ければ検討の余地
働き方改革の影響を受けて社内マニュアルの変革や、ペーパーレス化による業務内容の変化などに伴い、社内問い合わせが増えている企業も少なくありません。
大きな会社の中には、1日に数百件も社内業務に関する問い合わせが寄せられ、本業を圧迫してしまっているケースもあります。
こういった場合、社内に向けたチャットボットは非常に有効です。よくある問い合わせに対してはチャットボットがすべて対応してくれるため、社内スタッフに一切負担をかけることなく、効率的に本来の業務を進められるようになります。
My-ope officeなら24時間対応で待ち時間ゼロ
社内問い合わせ対応専用のAIチャットボットもあります。それが『My-ope office』です。社内問い合わせ対応に特化した独自開発のAIEngineを搭載し、スムーズな会話を可能とします。AIなので会話を重ねるほどに学習して、どんどん会話レベルが上がっていくのもポイントです。
導入前のスケジュールイングも丁寧かつ迅速に行ってくれるため、導入にかかる人的負荷はほとんどありません。
実際に導入した結果、3カ月で問い合わせ数が15％も減少し、数百時間単位で人件費を減少できた会社もあります。
機械なので24時間対応で、待ち時間もありません。そのため対応スタッフだけでなく、社内全体の効率を上げることができます。
まとめ
ビジネスチャットはインターネットを活用したコミュニケーションツールで、メールや電話といったこれまで用いられてきたツールよりもはるかに多機能で、効率的に仕事をすすめることができます。
ChatworkやSlackなど、世界的に見ても導入事例は非常に多く、今後も増えていくことが予想されます。
また社内業務への問い合わせなどに関しては、チャットボットも有効に機能します。社内業務に関する問い合わせが多く、本来の業務を圧迫しているといった課題がある場合は、チャットボットの導入も検討してみてはいかがでしょうか。