コミュニケーション活性化で業務効率化。改善ポイントとツール活用法

社内の円滑なコミュニケーションは、業務効率化を進める第一歩です。
良好なコミュニケーションの構築がどのように業務と結びつくのかを解説します。

またコミュニケーションをより良くするための改善ポイントや、役立つツールについても紹介します。

業務効率化に社内コミュニケーションが必要な理由

工数の削減やタスクの自動化など、業務効率化にはさまざまな方法があります。
しかし、それらを行う上で大切なのは、『社内コミュニケーションを円滑に行っていること』です。

なぜ業務効率化において、円滑なコミュニケーションが不可欠なのでしょうか？

職場環境を改善し、良好な人間関係を構築

コミュニケーションが満足に取れていない職場では、業務にしばしば弊害が起こりえ得ます。
「報・連・相が確実ではない」「上司が部下のスキルや現状を正確に把握していない」などの問題は、離職率の高さや集団として見たときのパフォーマンスの低さにつながるでしょう。

この問題を解決するためには、職場環境の改善と、良好なコミュニケーションが不可欠です。
「上司と部下の間に1on1ミーティングの機会を設ける」「新入社員であっても言いたいことを発言できる雰囲気をつくる」など、人間関係を構築しやすい制度や風土を見直してみてはどうでしょうか。

社内研修やサンキューカード（他の人に感謝した際、それをカードに書いて渡す制度）を導入して、職場環境の改善を図った企業の事例もあります。

良好なコミュニケーションは生産性向上にも貢献

良好なコミュニケーションは、業務効率化・生産性の向上の要因にもなり得ます。

理由の一つは『可視化』が進むことです。
社員が与えられた作業だけをやるのではなく、情報共有した上で作業を行うことで「何のために今の作業をしているか」を自覚し、モチベーションの向上や作業の無駄を省くことにもつながります。

部下が上司に積極的に発言できるような職場づくりができれば、部下と上司の両方の観点から現場を見ることができ、それぞれの課題や目標も見えやすくなります。
あつれきが減り、離職率の低下などにつながることにも期待が持てるでしょう。

業務効率化を阻害するコミュニケーション不足要因

コミュニケーションは業務効率化を行う上で重要な要因の一つですが、実際にはうまくいっていない会社も少なくはないでしょう。
なぜ、コミュニケーションがうまくいかないのか、問題点について整理してみます。

横のコミュニケーションの問題

横のコミュニケーションとは、組織図における横の関係、つまり同僚同士や部門間、店舗間のコミュニケーションのことを指します。
同僚と接する機会がなかったり、他の部署と行き来する機会がなかったりすることが要因で、相手のスキルや状況がまったくわからない状況に陥ってしまうこともしばし発生します。

横のコミュニケーション不足に陥ると、仕事を頼みたい相手がヘルプが欲しい状況であるにもかかわらず気付かない、オペレーションに差異が生じる、仕事がブラックボックス化してしまうといった問題が発生してしまう可能性が高くなるでしょう。

縦のコミュニケーションの問題

一方、組織図の縦のコミュニケーションの問題、こちらは上司と部下間、管理職と現場でのコミュニケーションの不足の問題であり、こちらも、業務上においてさまざまな支障が起こり得ます。

上司が部下にうまく仕事を割り振ることができずにいることで業績を伸ばせない、部下がミスを申告しづらい環境ができてしまい、問題発生の報告が遅れるといった問題も想定されます。

上司と部下に距離ができてしまい、チームがうまく機能しなくなると、定職率の低下などの問題を併発してしまう可能性も高くなります。

連絡手段や意識共有の問題

近年は、さまざまなコミュニケーションチャットが利用されています。
それにより、連絡手段が部署や職員間で違うといった問題も起こり得るようになりました。

例えば、他部署とのやりとりはメールで行っているにもかかわらず、チーム間のやりとりは別のチャットだったりすると、情報量に隔たりができてしまいます。

さらには、報告した、していないの水掛け論や、部署によって有しているデータが古くなってしまっているといった、格差が生まれてしまう問題も発生しうるでしょう。

コミュニケーション改善のポイント

コミュニケーション不足はさまざまな弊害を誘発します。
それでは自社でコミュニケーション不足を感じた場合、どのように改善すれば良いのでしょうか？

課題を洗い出し、場や機会などの接点を設ける

異なるコミュニケーションツールを使うことで弊害が生じているのであれば、ツールや連絡手段の統一など、社内の仕組みを変えることで解決する場合もあります。
社内研修や部署間を超えた社内全体のレクリエーション、人事異動などによって解決することもあるでしょう。

まずはどの部分でコミュニケーションに弊害が生じているのか、課題やポイントを洗い出すことが重要です。

チャットツールを活用して業務効率化も進める

メールや対話以外に、チャットツールを使ったコミュニケーションも注目を集めています。
チャットツールを使えば、離れた場所にいてもリアルタイムで会話することができるので、コミュニケーションの敷居が一気に低くなるからです。

違う仕事をしている場合でも情報共有がしやすくなるので、部署間やチーム内の作業が円滑化し、業務効率化を進めるのにも役立ちます。

まとめ

コミュニケーションの不足はさまざまな弊害を業務にもたらします。
これを防ぐには、何がコミュニケーションの妨げになっているのかを分析した上で、対策を立てると良いでしょう。

最近ではチャットツールを使い、コミュニケーションの促進を図っている企業も多くあります。
自社に適したツールや仕組み作りを行い、円滑なコミュニケーション環境を作り上げてみてください。